Rappel des objectifs de l’appel à projets CDTools

L’appel à projets CDTools a pour ambition de soutenir les structures et communautés ayant réalisé des projets scientifiques multi-laboratoires, inter-pôles, interdisciplinaires qui soient aboutis en termes de résultats scientifiques interdisciplinaires publiés, selon la pratique de la communauté en question. Il vise à fournir les moyens humains, scientifiques, techniques et administratifs permettant d’ancrer ces actions dans la durée et de déployer une dynamique pérenne dans la stratégie de l’UGA, notamment le soutien aux SHS.

L’appel à projets CDTools s’adresse à l’ensemble de la communauté scientifique et académique (chercheurs, enseignants-chercheurs et assimilés) de l’UGA, sans restriction en termes de disciplines ou de méthodologie.

L’appel est ainsi accessible à toutes les unités de recherche de l’UGA, y compris les instituts de la DRT du CEA Grenoble.

Composition du comité

Un comité a été constitué pour évaluer les projets, proposer une liste de projets à soutenir et les moyens à attribuer aux projets retenus. Le comité a eu accès à tous les dossiers déposés et a disposé de la totalité des éléments fournis par les porteurs de projet.

Les séances du comité ont été restreintes aux membres et les débats sont confidentiels. Le comité s’est conformé aux règles et obligations en matière de confidentialité et de déontologie définies dans la charte de bonne conduite.

Le comité n’a pas accompagné les porteurs dans le montage de leur projet.

Le comité était composé de représentants ou responsables chargés de la recherche et de l’innovation des composantes académiques et des organismes de recherche partenaires de l’UGA, de la direction de la recherche technologique du CEA Grenoble et des pôles de recherche.

Trois observateurs ont été désignés par la Commission recherche du conseil académique pour suivre le déroulement des travaux du comité sous le seul angle du traitement des liens d’intérêt et des questions de déontologie, selon les modalités de la « charte de bonne conduite dans les appels à projets initiés par l’UGA ».

La présidence du comité a été assurée par Hervé Courtois.

Soumission des projets

Pour préparer la soumission des projets, un appel à manifestation d’intérêt (AMI) a été lancé le 31 mai 2021 avec un dépôt des intentions de projets fixé au 30 juin 2021. Cette étape visait à favoriser l’accompagnement des co-porteurs dans le montage de leurs projets.

Une journée de présentation des manifestations d’intérêt a été organisée le 7 juillet 2021 en présence des membres de la vice-présidence recherche et innovation élargie aux pôles de recherche. Les auditions étaient publiques et ouvertes à l’ensemble de la communauté scientifique. Une large place a été laissée pour les échanges avec les porteurs, afin de les aider dans la construction et le montage de leurs projets et éventuellement susciter de nouvelles collaborations. Cette journée était publique et ouverte à l’ensemble de la communauté scientifique. Compte tenu de la situation sanitaire liée à l’épidémie de Covid-19, cette manifestation s’est tenue en visio-conférence.

Le dépôt d’une intention de projet et l’audition n’ont pas été des étapes nécessaires au dépôt d’un projet final. Aucune pré-sélection de projet n’a été effectuée. Un retour a été fait aux co-porteurs mi-juillet par les directoires des pôles de recherche.

L’appel à projets définitif a été diffusé le 5 octobre 2021 avec une date de soumission des projets fixée initialement au 3 décembre puis reportée au 15 décembre 2021. Les critères de l’appel à projets étaient identiques à ceux annoncés dans le texte de l’AMI. Le dépôt d’un résumé d’une page était obligatoire avant le 15 novembre 2021, préalablement au dépôt du projet final.

• 20 intentions de projets déposées dans le cadre de l’AMI.
• 17 projets soumis dans le cadre de l’appel à projets pour un montant total demandé de 12 924 428 €. Tous les dossiers étaient éligibles.

Évaluation des projets

L’évaluation des projets a été confiée à ESF-Science Connect. Chaque projet a été étudié par 4 experts externes, c’est-à-dire exerçant leur activité dans une structure hors du périmètre de l’UGA, et de préférence internationaux. Tous ont été choisis pour leurs compétences dans les thématiques concernées par le projet.

Les experts disposaient du cahier des charges de l’appel à projets et de la totalité des pièces constitutives des projets telles que transmises par les porteurs.

L’expertise des projets s’est appuyée sur une fiche d’évaluation strictement limitée aux critères (et sous-critères) mentionnés dans le cahier des charges, à savoir : qualité du projet, impact et faisabilité. Un commentaire et une appréciation étaient attendus sur chaque critère et sur le projet dans son ensemble. Il a été demandé aux experts de fournir un rapport étayé pour permettre au comité d’orienter son choix et de donner un retour constructif aux candidats. Les experts ont également été invités à faire part des points forts et des points faibles ou d’attention sur les projets. L’ensemble de ces attendus étaient obligatoires.

L’échelle d’appréciation était la suivante :
 

Excellent	The proposal successfully addresses all relevant aspects of the criterion in question. Any shortcomings are minor.
Very good	The proposal addresses the criterion well, although certain improvements are possible.
Good	While the proposal broadly addresses the criterion, there are significant weaknesses that would need correcting.
Poor	There are serious inherent weaknesses in relation to the criterion in question. The criterion is addressed in a cursory and unsatisfactory manner.
Not relevant	The proposal fails to address the criterion under examination or cannot be judged due to missing or incomplete information.

Rapport ESF sur les évaluations :

• 227 invitations envoyées, dont 43% de femmes, 55% d'hommes et 3% ne se sont pas prononcés.
• 67 experts ont participé à la réalisation des 68 évaluations, dont 40% de femmes et 60% d’hommes.

Origine des experts (25 pays différents) :

• 16,2% Italie,
• 14,7% Royaume-Uni,
• 11,8% USA,
• 5,9% Allemagne, Espagne, Pays Bas (pour chaque pays cité),
• 4,4% Suède,
• 2,9% Roumanie, Portugal, Grèce, Autriche, Norvège, Belgique,
• 1,5% Australie, Canada, Croatie, Lituanie, Singapour, Chypre, Suisse, France, Brésil, Argentine, Inde, Irlande (pour chaque pays cité).

Période de réfutation

Le processus d’évaluation comprenait une période de réfutation qui a permis aux porteurs de fournir des clarifications, si nécessaire, sur une éventuelle mauvaise interprétation de la part des évaluateurs. Pour cela, les porteurs ont eu accès aux quatre évaluations rendues anonymes et sans notation.

L'objectif de cette étape était de donner un « droit de réponse » aux porteurs. Il ne s'agissait pas de modifier la demande initialement soumise ou de la changer de quelque manière que ce soit. Cette étape n'était pas non plus destinée à contester les évaluations elles-mêmes. Elle visait à permettre de commenter les erreurs factuelles ou les malentendus que les évaluateurs avaient pu commettre lors de l'évaluation de la proposition.

Calendrier :

• Date de soumission des projets : 15 décembre 2022.
• Transmission des dossiers à ESF : 16 décembre 2022.
• Période de réfutation : du 8 au 15 mars 2022.
• Transmission par ESF des 4 fiches d'évaluation par projet et des réfutations : 17 mars 2022.

Audition des projets

Les co-porteurs ont été invités à présenter leur projet devant les membres du comité sur deux demi-journées, les 5 et 6 avril 2022. Ils disposaient d’un créneau de 30 minutes, dont 10 minutes de présentation et 20 minutes d’échanges avec le comité. Une large part du temps a été volontairement été laissée à la discussion pour approfondir les questions suscitées par la lecture des rapports des experts et des réfutations des porteurs.

Le comité a en effet choisi de ne pas effectuer de pré-sélection et, compte tenu de leur qualité, tous les projets déposés ont été auditionnés.

La présentation, limitée à 7 diapositives maximum, devait aborder les questions suivantes, en référence aux critères de l’appel à projets :

• Contexte du projet : questions ouvertes scientifiques, technologiques et méthodologiques, enjeux socio-économiques,
• Qualité du projet,
• Impact du projet,
• Implémentation du projet,
• Justification des moyens demandés,
• Thème libre

Les journées étaient publiques et ouvertes à l’ensemble de la communauté scientifique. Compte tenu de la situation sanitaire liée à l’épidémie de Covid-19, cette manifestation s’est tenue en présentiel pour les membres du comité et les co-porteurs, projet par projet, et à distance pour les autres participants. Seuls les membres du comité étaient habilités à intervenir dans les échanges avec les co-porteurs et les participants aux projets.

Sélection des projets

Le comité CDTools s’est réuni le 13 avril 2022 pour évaluer les projets, établir une proposition de sélection avec une proposition de budget à attribuer aux projets retenus. Le comité a appliqué les règles et obligations en matière de confidentialité et de déontologie définies dans la charte de bonne conduite de l’UGA. Ces points sont détaillés en fin de document et font l’objet d’un paragraphe distinct.

Le déroulé pour la matinée a été le suivant :

• Traitement des dernières déclarations de liens d’intérêts,
• Tirage au sort du dossier qui sera discuté en premier,
• Discussion de chaque dossier dans l’ordre des auditions, en partant du dossier tiré au sort.

La discussion par projet était limitée à 10 minutes. Elle a été initiée par un pôle de recherche, pendant 3 à 4 minutes maximum pour introduire le projet. Les temps d’introduction et de discussion, ont été respectés pour chaque projet, tout en tenant compte des entrées et sorties des membres en règle 2 sur un dossier.

L’après-midi a été consacrée aux discussions globales sur les projets pour identifier, dans un premier temps, des lots de projets : à retenir, à ne pas retenir ou à rediscuter. Les discussions ont été itératives sur chaque lot jusqu’à obtention d’un consensus. En cas de confrontation des points de vue, il a été systématiquement fait référence aux avis et aux appréciations des experts. Les notations n’ont pas été considérées comme un critère déterminant dans le choix des dossiers.

Les plans de financement et les demandes de moyens ont été examinés attentivement pour déterminer le montant à proposer pour chaque projet. La possibilité d’obtention de crédits complémentaires a été prise en compte, en particulier dans le cadre des PEPR (Programmes et équipements prioritaires de recherche) exploratoires ou d’accélération. Il convient de noter que certains résultats des PEPR n’étaient pas connus au moment du dépôt des projets et que les porteurs n’avaient donc pas pu prendre compte ces possibilités de financement dans leurs budgets.

À l’issue des discussions, 12 projets ont été proposés pour être retenus. Le comité a requis l’avis du Directoire Idex UGA sur 2 projets, compte tenu du dépassement de l’enveloppe financière prévisionnelle de 6 M€ pour cet appel. 3 projets ont été proposés pour ne pas être retenus. Compte tenu de leur qualité, le comité a choisi de retenir un nombre plus important de projets tout en révisant le montant des budgets.

Les observateurs se sont assurés de l’application des règles de traitement des liens et ont veillé à ce qu’aucune information complémentaire aux éléments contenus dans les dossiers ou discutés lors des auditions ne soient apportée lors des discussions. Les observateurs ne sont pas intervenus lors des discussions sur les projets.

Aucun lien d’intérêt supplémentaire n’a été détecté en cours de réunion.

Toute sortie de la réunion a été définitive, les membres contraints de quitter la séance n’ont pas réintégré la réunion et n’ont pas pris part au vote final sur la sélection des projets. La réunion initialement prévue en présentiel a été organisée en hybride pour quelques membres.

Les propositions de sélection et d’attribution des moyens ont été votées à l’unanimité des 20 membres présents (1 membre s’est absenté après la fin de la session du matin et n’a pas participé à la session de l’après-midi, 1 autre est parti vers 16h, avant le vote).

Les propositions du comité ont été soumises à l’avis des membres de la commission de la recherche du conseil académique le 14 avril 2022. Le président du comité a rendu compte du déroulement des travaux du comité, en particulier le processus d’évaluation et de sélection des projets. Les observateurs ont rendu compte du traitement des questions de déontologie et des liens d’intérêt.

Les propositions du comité ont été approuvées par la commission recherche : sur 32 votants, 24 voix favorables, aucune voix défavorable, 8 abstentions ou refus de vote.

Documents à disposition des membres du comité :

• Pièces constitutives des projets déposés,
• Fiches individuelles d’évaluation des projets (4 par projet) et synthèse des appréciations,
• Réfutations des porteurs,
• Tableau récapitulatif des moyens demandés,
• Détail de la demande financière et des co-financements par projet,
• Supports de présentation utilisés lors des auditions des 5 et 6 avril 2022,
• Tableau de traitement des liens d’intérêt.

Dates des réunions du comité et points traités :
07/01/2022 – Réunion d’information préparatoire aux réunions du comité

• Rôle, obligations et composition du comité et de ses membres,
• Point sur les projets déposés,
• Point sur les étapes et le planning de sélection des dossiers.

04/03/2022 – Réunion du comité, animée par Anne Dalmasso

• Rappel des projets déposés,
• Point d’étape sur le processus d’évaluation des projets,
• Examen et traitement des liens d’intérêt,
• Préparation des auditions des projets : organisation, durée et gabarit des présentations.

13/04/2022 – Réunion du comité, présidée par Hervé Courtois

• Traitement des derniers liens d’intérêt,
• Sélection des projets.

Labellisation des projets

Le président du comité a rendu compte du déroulement de l’appel à projets et a présenté une restitution des travaux du comité, en particulier le processus d’évaluation et de sélection des projets. Il a ensuite présenté les propositions de classement des projets et d’attribution de moyens. Il a rendu compte du traitement des questions de déontologie et de liens d’intérêt.

Les membres du directoire Idex UGA ont respecté les règles en la matière, conformément à la charte de bonne conduite et selon la même méthode de traitement que dans le cas des membres du comité. Chaque membre a signé la charte d’engagement et de déontologie et la déclaration de liens.

Le directoire Idex UGA a approuvé à l’unanimité la liste des projets sélectionnés et les propositions de financement présentées.
Les membres du directoire ont souligné la qualité des travaux menés dans les différentes étapes de traitement des dossiers et ont remercié l’ensemble des acteurs qui y ont participé.

• 14 projets labellisés.
• 3 projets non retenus.
• 6,855 M€ attribués

Traitement des questions de déontologie et de liens d’intérêt

Conformément à la charte de bonne conduite dans les appels à projet, chaque membre du comité a signé une charte d’engagement et de confidentialité, sur la base du résumé des projets et de la liste des dossiers soumis. Dans un second temps, chaque membre a signé une déclaration de liens avec les projets déposés, y compris en l’absence de liens. En cas de détection d’un lien susceptible de conduire à un conflit d’intérêt, le membre a été exclu du comité et remplacé dans sa fonction.

Afin de faciliter le traitement des liens et lorsque cela le nécessitait, il a été demandé à chaque membre de préciser si ses liens concernaient directement ses thématiques/sujets de recherche ou son équipe/ département, notamment en cas d’implication de son laboratoire de rattachement dans le projet.

Conformément aux dispositions de la charte et « pour permettre l’opérationnalité de l’appel à projets, les contraintes [de la charte] peuvent être modulées. Il peut notamment être tenu compte de la structuration en très gros laboratoires. Dans ce cas, la notion d’axe ou de département peut être prise en compte pour considérer les liens d’intérêt. »,

Les principes ci-après ont été proposés et approuvés par le comité du 4 mars 2022 dans les cas suivants :

Type de lien	Proposition
En cas de lien lié à une fonction, en l’absence de collaboration/publication	Pas de lien
Dans le cas des très gros laboratoires ou dans le cas d’une présence très ponctuelle : - Membre d’un laboratoire impliqué dans le projet, en l’absence de collaboration/publication et si l’équipe ou la thématique de recherche du membre ne sont pas impliqués, - Membre du laboratoire porteur, en l’absence de collaboration/publication	Pas de lien Pas de lien ou règle 1

Il s’agit de principes généraux, chaque situation a été examinée au cas par cas. Pour les autres situations, les règles de la charte de bonne conduite ont été appliquées.

La méthode de travail ci-après a été appliquée pour traiter les déclarations :

1. Passage en revue des liens déclarés.
2. Validation des déclarations conduisant à une absence de liens.
3. Analyse et validation des cas susceptibles de faire apparaître un lien d’intérêt.

Les déclarations ont été examinées et traitées à la réunion du comité du 4 mars 2022. Les déclarations complémentaires ont été traitées le 13 avril 2022 en début de réunion. Les règles de traitement ont été respectées conformément à la charte de bonne conduite sous la responsabilité des observateurs.

Chaque membre du directoire Idex UGA a signé la charte d’engagement et de confidentialité et la déclaration de liens. La même méthode de traitement des liens a été appliquée en début de réunion.

Membres du comité :

• 98 déclarations de liens examinées.
• 65 cas concluant à une absence de lien.
• 17 cas relevant de la règle 1.
• 16 cas relevant de la règle 2.

Directoire Idex UGA :

• 29 déclarations de liens examinées dont 3 sans aucun lien déclaré.
• 24 cas concluant à une absence de lien.
• 1 cas relevant de la règle 1.
• 1 cas relevant de la règle 2 (sur demande).
• 3 cas relevant de la règle 3 : 2 membres du comité, 1 membre d’un projet.

Retour aux porteurs

La notification aux co-porteurs a été envoyée le 29 avril 2022. Le courrier comprend un avis synthétique justifiant de la décision de sélection ou de non sélection du projet, en justifiant éventuellement les réductions de budget. La présente note leur a également été communiquée.